PANGKALPINANG, (10/12/2021) – Dalam rangka mengoptimalkan peran Protokoler di Kantor Wilayah maupun Unit Pelaksana Teknis, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kepulauan Bangka Belitung menggelar kegiatan pelatihan Keprotokoleran. Kegiatan tersebut berlangsung di Ruang Rapat Lantai 2 Kantor Wilayah, pukul 09.00 hingga 11.00 WIB.
Hadir sebagai narasumber pada pelatihan ini Afriza Farnevi, SH., MM, Kepala Subbagian Humas dan Kemitraan UPTD RSUD Dr. (H.C.) Ir. Soekarno Provinsi Bangka Belitung, didampingi oleh N.A Triandini Oscar, selaku Kepala Bagian Program dan Humas Kanwil Kemenkumham Babel.
Turut hadir dalam pelatihan ini 2 (dua) orang operator yang membidangi protokol dan kehumasan pada masing-masing Divisi dan Unit Pelaksana Teknis di sekitar Kota Pangkalpinang yang hadir secara langsung, serta para operator dari Unit Pelaksana Teknis di luar Kota Pangkalpinang yang hadir secara virtual melalui Zoom Meeting.
Kegiatan dimulai dengan pemaparan mengenai keprotokoleran yang dibawakan oleh Afriza Farnevi, dalam paparannya beliau menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan Protokol, Protokoler, Keprotokolan, dan MC/Pembawa Acara.
Protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat. Sedangkan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
“Dalam melaksanakan kegiatan keprotokoleran baik itu pengaturan tata tempat/layout acara, tata tempat duduk, tata penghormatan usahakan untuk melakukan perencanaan dan rapatkan denah tersebut, lalu koordinasikan dengan pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut, sehingga jika nantinya ada perubahan di lapangan yang terjadi secara mendadak maka akan mudah dan cepat untuk diantisipasi oleh tim Protokoler, serta kegiatan dapat berlangsung secara tepat waktu”, ujar Nevi.
Selain hal tersebut, detail seperti rundown, susunan acara, penanggungjawab Pembawa Acara, Stage Manager, serta pengatur tempat duduk harus diatur sebelumnya, sehingga saat pelaksanaan kegiatan berlangsung seluruh tim dapat langsung bekerja sesuai dengan tugasnya dan saling berkoordinasi dengan tim lainnya.
Nevi juga menjelaskan mengenai pedoman penyelenggaraan kegiatan/pertemuan besar di era pandemi COVID-19, seperti pembatasan jumlah tamu/undangan, penerapan protokol kesehatan, dan peraturan untuk tidak melakukan kontak fisik.
Seorang Protokol atau Protokoler adalah orang yang bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap suatu acara, sehingga petugas protokol harus memiliki rasa percaya diri, mampu bekerjasama, mampu berkomunikasi dengan baik, memahami karakteristik stakeholder, dan berpenampilan menarik.
Pemberian materi dilanjutkan oleh N.A Triandini Oscar yang menjelaskan mengenai Permenkumham Nomor 31 Tahun 2018 mengenai Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi serta tanya jawab antara peserta pelatihan dengan narasumber mengenai materi Keprotokolan. Diskusi berjalan dengan interaktif karena seluruh peserta aktif untuk memberikan pertanyaan serta saling menanggapi mengenai materi yang telah disampaikan.
Diharapkan dengan terselenggaranya pelatihan keprotokoleran ini dapat menambah ilmu dan pengetahuan serta membantu pelaksanaan tugas petugas Protokoler.
(HUMAS KANWIL KEMENKUMHAM BABEL)
