Jakarta (09/03/23) - Menjawab pertanyaan Kasubid Pelayanan Administrasi Hukum Umum Kanwil Kemenkumham Babel M. Bang Bang terhadap perlu tidaknya digitalisasi arsip fidusia sebelum dilakukan pemusnahan, pihak Sekretariat Jendral Kemenkumham R.I. melalui Sub Koordinator Pengelolaan Arsip Inaktif Emon Kohar menjelaskan bahwa arsip yang dapat dimusnahkan merupakan arsip atau dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna. Untuk arsip fidusia sendiri tergolong sebagai arsip yang dapat dimusnahkan apabla sudah berstatus inaktif, sehingga digitalisasi terhadap arsip fidusia dirasa tidak perlu dilakukan.
Namun, hal yang sama tidak dapat diberlakukan terhadap protokol notaris oleh karena protokol notaris merupakan dokumen yang bersifat permanen dan penyimpanannya merupakan kewenangan notaris. Kantor wilayah dapat melakukan pemusnahan dokumen kenotariatan yang meliputi dokumen pengangkatan notaris serta dokumen penunjukan pemegang protokol notaris.
Untuk prosedur pemusnahan arsip secara total harus disaksikan paling sedikit 2 (dua) orang pejabat dan dituangkan dalam berita acara pemusnahan yang dilengkapi dengan daftar arsip usul musnah dengan tembusan ke unit kearsipan pusat, unit eselon I, dan unit eselon II.
Emon Kohar lebih lanjut menjelaskan bahwa bagi arsip yang mempunyai nilai guna sejarah sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau memiliki nilai guna sekunder dan sudah tidak dipergunakan lagi bagi penyelenggaraan administrasi dilingkungan Kementerian Hukum dan HAM diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia pusat/wilayah sebagai Arsip statis.
Divyankumham Kanwil Kemenkumham Babel
